Miten valitsen oikeanlaisen kahviautomaatin työpaikalle?

Julkaistu 28.01.2019 | Aihe: Kahvikone työpaikalle

Onko nykyinen kahvikoneenne tullut toimistolla tiensä päähän? Voisiko kahvi olla myös paremman makuista, mutta silti helposti saatavilla kahviautomaatista?

*96% yrityksen työntekijöistä on sitä mieltä, että laadukkaalla kahvipalvelulla on merkitystä työyhteisössä. Se on merkittävä luku, eikö!? Parhaimmillaan toimistokahvi nostaa työpaikan viihtyisyyttä sekä työssä jaksamista ja pahimmillaan se vie viimeisenkin terän tekemisestämme. Lue ja opi miten onnistut kahvilaitteen valinnassa sekä toimistokahvikonseptin toteutuksessa.Me Warrior Coffeella myymme kahvin ja teen lisäksi kahvikoneita kuten kahviautomaatteja, espressokoneita sekä suodatinkahvilaitteita. Tavoitteemme on aina auttaa asiakastamme löytämään paras ratkaisu heidän tarpeeseen. Joskus tämä tarkoittaa myös sitä, että asiakas ei valitse meitä vaan jonkun toisen ratkaisun.

Puredutaan nyt tarkemmin siihen, mitä kannattaa aina huomioida kun olet hankkimassa kahvikoneita (hankitpa niitä mistä tahansa). Voit myös hypätä TÄSTÄ suoraan yhteenvetoon.

KAHVIKONEEN HANKINTA ABC

Nykytila, tarpeet ja toiveet
Työpaikan ja henkilöstön koko
Kahvikoneiden sijoitus työpaikalla
Kahvikoneiden valinta toimistoon
Kahvikoneiden hinta ja leasing
Asennus, huolto ja koulutus
Kahvikoneen puhtaanapito ja päivittäinen käyttö
Kahvin ja tarvikkeiden hankinta
Yhteenveto

Nykytila, tarpeet ja toiveet

Kahvilaitteiden ja toimistonne kahvikulttuurin kehittämistä auttaa, kun tiedät millaisissa kantimissa kahviasiat ovat tällä hetkellä. Helpoin tapa selvittää asia on kysyä tiimiltä suoraan mielipiteitä ja ajatuksia. Nämä palautteet kannattaa koostaa yhteen ja sen jälkeen kysyä toiveita kahvin ja kahvikoneiden suhteen samalta porukalta.

Kysymykset pohdittavaksi:

Ollaanko työpaikallanne tyytyväisiä nykyiseen kahviin, laitteisiin, kumppaniin ja kahvipisteeseen?
Oletteko pohtineet yhdessä mitä haluatte uudelta kahvipisteeltä?
Oletteko tunnistaneet laadukkaan kahvin mahdollisuudet kohentaa työpaikkanne viihtyvyyttä?

Yhteenveto: kysy palautetta niiltä jotka tiimissänne juovat kahvia niin sinun ei tarvitse arvata toiveita. Tällä tavalla saatte selvitettyä mitä oikeasti haluatte toimistonne kahvilta tulevaisuudessa ja vältytte virhehankinnoilta. Inspiraatiota ja ideoita toteutukseen löytyy, kysy vaikka meiltä.

Työpaikan ja henkilöstön koko

Sopivan kahvilaitteiston hankinta edellyttää, että arvioidaan montako ihmistä työpaikallanne on päivittäin ja minkä verran kahvia suurin piirtein kuluu. Kokemustemme mukaan työpaikoilla juodaan noin 2-3 kupillista kahvia päivässä ja tässä on mukana myös kahvia enemmän juovat (4-5 kupillista) sekä ihmiset, jotka eivät juo kahvia lainkaan.

Lisäksi on hyvä tunnistaa monessako pisteessä kahvia tulisi olla saatavilla ja kaadetaanko kahvia pois päivittäin (yleensä siitä syystä, että kahvia valmistetaan liikaa tai se ei maistu).

Kysymykset pohdittavaksi:

Paljonko työpaikallanne on henkilöstöä ja paljonko teillä käy vieraita kuukausittain?
Onko teillä yksi vai useampi kahvipiste, jossa kahvia tulisi olla tarjolla?
Paljonko työpaikallanne juodaan kahvia tällä hetkellä ja meneekö sitä hukkaan?

Yhteenveto: selvittämällä käyttäjämäärän kahvi- ja teetuotteille toimistollanne on hyvin oleellista, jotta ette tule valinneeksi liian pientä tai suurta kahvikonetta. Tärkeää on myös huomioida pitääkö kahvipisteitä olla useampia, jotta kahvittelu sujuu mukavasti.

Kahvilaitteiston sijoitus työpaikalla

Jokainen työpaikka ja toimisto on erilainen pohjaltaan sekä kalusteiltaan ja siten mahdollisuudet sekä rajoitteet on hyvä huomioida. Kahvikoneita on saatavilla sekä vesijohtoon kytkettävinä että ilman vesijohtokytkentää (vesitankki) - tämä on syytä ottaa huomioon laitteiston sijoittamista ajatellen. Kahvikone, joka ei tarvitse välttämättä kiinteää vesiliitosta on helpompi liikutella paikasta toiseen ja antaa enemmän mahdollisuuksia sen sijoittamiselle.

Kahvilaitteet vaativat aina jonkinlaisen tason tai kalusteen, jolle ne asetetaan ja jossa niitä on miellyttävä käyttää. Tason yhteydessä tai alla olisi hyvä olla esimerkiksi kaappi, jossa voidaan säilyttää tarvikkeita ja kahveja. Parhaita ja käytännöllisimpiä toteutuksia ovat yleensä sellaiset, jotka ovat toimiston keittiön läheisyydessä. Tällöin kupit ja muut tarpeet ovat kätevästi saatavilla samasta paikasta.

Kysymykset pohdittavaksi:

Onko teillä olemassa oleva paikka kahvilaitteille vai oletteko uudistamassa toimistoa ja suunnittelemassa uutta kahvipistettä?
Millaista tilaa ja tasoa kahvilaitteille on mietitty?
Onko kahvilaitteille saatavissa kiinteä vesikytkentä? Entä viemäröintimahdollisuus?

Yhteenveto: hyvin toimiva kahvipiste on oikeassa paikassa toimistolla ja kätevästi kaikkien käytettävissä. Selvitä minkä verran kahvipisteelle on tilaa ja löytyykö läheltä sähköä sekä vesikytkennät. Kalusteina voi käyttää monenlaisia tasoja sekä kaappeja, jotka sopivat toimistonne ja brändinne ilmeeseen.

Kahvilaitteiden valinta toimistoon

Sopivan kahvikoneen valintaa ennen on oleellista tietää päivittäisten kahvinjuojien määrä, kuten opittiin edellisessä kohdassa. Tämän tiedon valossa oikean kokoisten kahvilaitteiden tai laiteyhdistelmien valinta on helppoa.

Toinen oleellinen huomio on: halutaanko toimistolla juoda suodatinkahvia vai espressopohjaisia erikoiskahveja kuten cappuccinoa, americanoa, lattea tai espressoa.

Suodatinkahvien ystäville oikea valinta toimistolle on hieman isompi “kahvinkeitin”, joka toimii kuten pienemmät kotikäyttöön tarkoitetut kahvinkeittimet: laitetaan suodatinpaperi paikalleen, annostellaan oikea määrä kahvia ja uutetaan kahvi isompaan termosastiaan suoraan.

Kahvimylly on erittäin suositeltava lisä toimistoille, joissa halutaan valmistaa suodatinkahvia. Vastajauhettu, tuore kahvipapu antaa parhaat aromit kahviin juuri ennen valmistamista.

Cappuccinojen ja muiden espressopohjaisten juomien ystäville paras ratkaisu on ehdottomasti laadukas kahviautomaatti, joka jauhaa tuoreista kahvipavuista jokaista kupillista varten aromikkaan kahvin. Tällaista laitetta hankittaessa kannattaa kiinnittää huomiota laitteen laatuun ja ylläpidon helppouteen. Kahvin valmistuminen kahviautomaatilla kestää noin 15-25 sekuntia napinpainalluksen jälkeen.

Hyvä idea on hankkia toimistolle sekä kahvikone että suodatinkahvinkeitin - tällöin pystytään kattamaan monenlaisia tarpeita sekä esim. aamukahviruuhkat helpommin.

Laadukas kahviautomaatti käyttää tuoremaitoa erillisestä maitokylmiöstä (ei siis maitojauheita) ja sen päivittäinen puhdistaminen on helppoa automaattisen pesuohjelman avulla.

Kysymykset pohdittavaksi:

Montako henkilöä toimistollanne on? 10-40, 40-100, 100-500 vai jotakin muuta?
Montako kuppia kahvia teille nautitaan päivässä tällä hetkellä?
Millaista kahvia ja muita juomia haluatte juoda - suodatinkahvia, espressopohjaisia erikoiskahveja, kaakaota?

Yhteenveto: kun tiedetään mieltymykset kahville ja muille juomille sekä henkilöstön koko, on helppo lähteä valitsemaan sopivaa kahvikonetta. Monesta toimistosta löytyy sekä suodatinkahvilaite että automaattinen kahvikone jolloin kaikki ovat tyytyväisiä.

ESIMERKKITOTEUTUS

Toimistolla työskentelee 50 henkilöä ja kahvia menee noin 125 kupillista päivässä. Toiveena on toteuttaa kahvipiste, josta sekä työntekijät että vieraat saavat laadukkaat espressopohjaiset kahvit sekä suodatinkahvia, tuoreena jauhetuista pavuista. Toimisto järjestää viikottain tapahtumia toimistollaan, jolloin kahvia tarvitaan kerralla hieman isommalle määrälle vieraita.

KUVA

Toteutus: Erikoiskahviautomaatiksi sopiva laite on WMF 1100 S (jopa 80 kupillista päivässä) omalla maitokylmiöllä. Suodatinkahvilaitteeksi sopiva laite on BUNN CWTFA -suodatinkahvilaite sekä 3 kpl annostelutermoksia. Suodatinkahvimyllyksi sopii BUNN LPGA -kahvimylly, jolla on helppo jauhaa kahvi suoraan suodatinkahvilaitteen suodatin- suppiloon. Kaikki laitteet kytketään vesijohtoon toimiston keittiöön, josta suodatinkahvi tuodaan termoksilla tarjoiltavaksi yrityksen tapahtumatilaan. Tuoreet kahvit, tee ja pesuaineet saapuvat toimiston ovelle säännöllisin väliajoin.

Kahvikoneiden hinta ja leasing

Kahvilaitteita voi olla vaikea vertailla ja siksi onkin tärkeää, että pohtii omia tarpeita ensin. Kahvilaitteissa hinta ja laatu kulkevat käsikädessä. Jos päädytte edullisimpaan ratkaisuun, toteutus ei yleensä vastaa tarpeita ja pettymys saattaa olla suuri. Yrityksen käteisvaroja ei myöskään tarvitse sitoa kahvilaitteisiin vaan kahvilaitteet voi hankkia myös leasingilla. Sopimuspituudet ovat tyypillisesti 24-48kk kahvilaitehankinnoissa.

Laadukkaan erikoiskahviautomaatin (siis sellainen, joka jauhaa pavut ja tekee napinpainalluksella juoman kuppiin) hinta muodostuu päivittäiseen käyttäjämäärään sekä valittujen ominaisuuksiin perustuen.

Esimerkkejä laadukkaiden erikoiskahviautomaattien hinnoista (cappuccinoa, lattea, espressoa, americanoa, jopa kaakaota)

5-15 henkilön toimistolle: noin 1000-2500 eurolla saa pienempään toimistoon, kotiin tai asiakastilaan sopivan kahviautomaatin.

10-40 henkilön toimistolle: noin 5300 euroa tai noin 159 euroa kuukaudessa leasingilla 36kk. Näillä laitteilla onnistuu myös kaakaon tai esim. chai latten valmistus.

40-100 henkilön toimistolle: noin 9950 euroa tai noin 295 euroa kuukaudessa leasingilla 36kk. Lisää nopeutta ja kapasiteettia, myös kaakao ja chai latte onnistuu.

100-200 henkilön toimistolle: noin 11500-16000 euroa tai noin 340-475 euroa kuukaudessa leasingilla 36kk. Jykevimmät laitteet kykenevät korkeaan volyymiin tinkimättä silti laadusta.

Lopullinen hinta muodostuu toiveiden ja ominaisuuksien mukaan, muista pyytää aina selkeästi mitä ominaisuuksia hintaan kuuluu ja mistä hinta koostuu (jotta ei tule yllätyksiä).

Suodatinkahvilaitteet

Suuremmat suodatinkahvikoneet, joilla voidaan valmistaa 2-5 litraa, eli 16-40 kupillista suodatinkahvia yhdellä kertaa termokseen (vie noin 7 minuuttia) maksavat noin 1200 - 1600 euroa (alv 0%). Nämä ovat näppäriä laitteita hoitamaan kahvittelijoiden aamuruuhkat nopeasti ja laadukkaasti.

Sopivat termosastiat maksavat noin 70-400 euroa per kappale
Toimistokäyttöön sopivat suodatinkahvimyllyt maksavat noin 1300-2900 euroa

Edullisimmillaan alkuun pääsee noin 1500 eurolla (isompi suodatinkahvinkeitin + termokset, ei kahvimyllyä) tai leasing-maksulla 36 kk maksuajalla noin 45 euroa kuukaudessa.

Jykevämpi vaihtoehto suodatinkahvilaitteesta (jopa 30 litraa tunnissa), termoksineen ja omalla kahvimyllyllä maksaa noin 4900 euroa tai leasing-maksulla 36 kk maksuajalla noin 149 euroa kuukaudessa.

Asennus, huolto ja koulutus

Pienemmät kahvikoneet, kuten esimerkiksi kodeista löytyvä suodatinkahvilaite tai pienempi kahviautomaatti, eivät vaadi erityistä asentamista. Ne voi kytkeä helposti käyttöön itse.

Kun toimistolle asennetaan jykevämpi suodatinkahvilaite tai kahviautomaatti, tarvitaan lisäksi erillinen asennus. Yleensä asennuspalvelu tulee kahvikumppanin toimesta ja kattaa mm. laitteiden paikalle tuonnin, kytkennän vesijohtoverkkoon ja viemäriin sekä perusasetusten kohdilleen laittamisen laitteisiin.

Toimiston vastuulle jää siis varmistaa, että tarvittavat liitännät (mm. vesi) ja sähköt löytyvät suunnitellusta paikasta.

Kahvikoneille on monia huoltomalleja. Laadukkaat kahvilaitteet ovat helppoja pitää puhtaana päivittäin oman henkilöstön toimesta eivätkä ne vaadi huoltoa muutoin kuin vuosihuollon yhteydessä tai mikäli jokin kuluva osa rikkoutuu.

Valittavana on usein eri palvelutasoja ja kannattaakin miettiä, tarvitseeko tai kannattaako maksaa palvelusta, jossa paikalla käydään jopa viikottain tekemässä toimenpiteitä laitteille. Nautittavan kahvikokemuksen luomiseen tarvitaan laadukkaat raaka-aineet ja laitteet, sekä pieni vaiva kahvikoneen käyttöön.

Suodatinkahvilaitteet ovat äärimmäisen yksinkertaisia pitää puhtaana, eivätkä ne juuri tarvitse huoltoa. Suuremmille erikoiskahviautomaateille tarvitsee tehdä ns. vuosihuolto, jossa kuluvat osat vaihdetaan tarpeen mukaan. Kahvikoneet pysyvät puhtaana ja käyttökunnossa käyttämällä niissä valmistajan suosittelemia pesuaineita sekä noudattamalla suositeltujen automaattisten pesuohjelmien aikatauluja.

Kahvilaitteiden asennuksen ja käyttöönoton yhteydessä laadukkailta yhteistyökumppaneilta saa myös käyttöönottokoulutuksen, jonka avulla päivittäinen ja viikottainen koneen käyttö ja ylläpito on helppoa.

Kahvikoneen puhtaanapito ja päivittäinen käyttö

Paljonko kuluu aikaa päivittäin kahvikoneen päivittäiseen käyttöön?

Kysymys pohdittavaksi:

Kuka toimistollamme voi pitää huolta kahvikoneesta?

Tätä kysymystä voi tarkastella kotikäyttöön tarkoitetun kahvikoneen näkökulmasta. Miten valmistat kahvia kotona? Kun kahviaitteita käytetään arjessa toimistolla, kahvia todennäköisesti roiskuu ja kahvia sekä maitoa pitää lisätä päivän mittaan.

Pienemmillä toimistoilla koko tiimi osaa käyttää kahvikonetta ja kahvikoneiden perusylläpito hoidetaan joko periaatteella "viimeinen toimistolla" tai viikkovuorojen mukaan, jolloin laitteet pysyvät kunnossa ja kaikki saavat nauttia laadukkaasta kahvista. Isommilla toimistoilla kahvikoneen päivittäisen käytön hoitaminen on yleensä esim. toimiston assistentin tai kiinteistövastaavan vastuulla. Tosi isoilla toimistoilla usein myös kiinteistön ylläpito- ja siivouskumppani hoitaa kahvikoneita.

Laadukkaiden erikoiskahviautomaattien puhtaanapito vaatii pienet päivittäiset toimenpiteet kahvin ja maidon lisäämisen lisäksi (kahvia ja maitoa lisätään menekin mukaan):

Maitojärjestelmän letkut on syytä irroittaa ja jättää likoamaan päivän päätteeksi
Automaattisen pesuohjelman käynnistys päivän päätteeksi, jos kahvikone sitä pyytää
Aikaa menee siis ainoastaan 5-10 minuuttia päivässä

Noin kerran viikossa tai harvemmin kahvikoneista on hyvä irroittaa myös uutinyksikkö ja huudella se hanan alla. Tähän menee noin 5-10 minuuttia myös.

Mikäli harkitset täyttöpalvelulla (eli kahvikonetta käydään päivittäin/viikottain täyttämässä ja hoitamassa) hankittavaa kahvikonetta, suosittelemme kiinnittämään vielä erityshuomiota näihin:

Varmista, että kahvien, juomien ja kahvikoneiden laatu vastaa toiveitanne sekä tavoitteitanne (vertailu voi olla hankalaa)
Selvitä mikä on täyttö- tai huoltopalvelun läpinäkyvä kustannus (laadukkaimmat kahvikoneet eivät tarvitse usein huoltoa)

Suodatinkahvilaitteet ovat yksinkertaisia laitteita, eivätkä vaadi peruspuhdistamisen lisäksi juuri muita toimenpiteitä. Päivittäin siis pyyhitään roiskeet kahvikoneesta ja tehdään kalkinpudistus silloin tällöin valmistajan ohjeen mukaan.

Huom: kahvitermosten päivittäinen puhdistaminen pesuaineella on oleellista, sillä paraskin kahvi kärsii likaisesta tarjoiluastiasta.

Kahvin ja tarvikkeiden hankinta

Kun sopivat kahvikoneet- ja laitteet ovat löytyneet, tarvitaan kahvia ja mm. puhdistustarvikkeita.

Kysymys pohdittavaksi:

Miten saamme lisää kahvia, teetä ja tarvikkeita toimistollemme?

Kahviin kannattaa suhtautua kuten muihinkin tuoretuotteisiin. Tuoreena kahvin aromit ovat parhaimmillaan ja tarjoaa herkullisen makuelämyksen. Huomaat kyllä eron 2 viikkoa sitten ja 9 kuukautta sitten paahdetun kahvin välillä.

Yleensä kahvikumppanilta saa myös siis kahvit, joten kannattaakin varmistaa, että saatte tuoretta laatukahvia tarvitessanne lisää. Kun hankkii laitteet ja kahvit laadukkalta pienpaahtimolta, saat kahvit aina tuoreena.

Ideaalitilanteessa saatte tilattua samalla kertaa sopivan määrän kahvia, teetä, kaakaota ja esim. kahvilaitteiden pesuaineet helposti samasta paikasta. Joiltakin toimijoilta kahvi- tee- ja kaakaotoimitukset on mahdollista myös tilata automaattisesti vaikka joka kuukausi, ilman että sinun tarvitsee erikseen tilausta tehdä.

Yhteenveto

Vain sillä on väliä mitä sinä ja tiiminne haluatte jatkossa toimistokahviltanne. Tässä artikkelissa listatuista ohjeista on teille apua kun valitsette uutta kahvikumppania tai kahvikonetta. Ehkä haluatte toteuttaa jokaisen työntekijän sekä vieraan villeimmätkin toiveet täyttävän konseptin. Ehkä haluatte yksinkertaisesti laadukasta kahvia järkevällä budjetilla.

Suodatinkahvikone (toimistokäyttöön) sopii teille hyvin jos:

Kotikäyttöön suunniteltu kahvinkeitin ei enää riitä
Haluatte ehdottomasti suodatinkahvia
Tarvitsette nopeasti suuremman määrän kahvia, esim. aamuruuhkat ja tapahtumat
Haluatte mahdollisimman helppohoitoisen kahvilaitteen
Voitte itse laittaa kahvit suodattimeen ja pestä tarjoiluastiat
Budjettinne on vähintään 1000€ laitehankinnalle

Erikoiskahviautomaatti sopii teille hyvin jos:

Haluatte espressopohjaisia juomia kuten cappuccinoa, lattea ja americanoa
Ette edellytä suodatinkahvia (americano lähimpänä suodatinkahvia)
Haluatte kaakaota tai esim chai lattea
Voitte odottaa juoman valmistumista 15-20 sekuntia
Haluatte säätää omia reseptejä ja vaikuttaa kahvikoneen ominaisuuksiin
Voitte täyttää kahveja, maitoa ja käynnistää pesuohjelmat päivittäin
Budjettinne on vähintään 1000€ laitehankinnalle

Pienemmät kahvikoneet (noin 5-20 hlön toimistolle) eivät vaadi erillistä asennuspalvelua ja ovat helposti käyttöönotettavissa suoraan laatikosta. Laadukkaat kahvilaitteet eivät vaadi myöskään jatkuvaa huoltopalvelua ja ovat siten käyttökustannuksiltaan pienet.

Toivottavasti tästä ohjeesta oli sinulle apua. Klikkaamalla alta, voit myös ladata kattavan ilmaisen oppaan toimistokahvin maailmaan. Mikäli sinulle herää lisää kysymyksiä aiheesta, voit olla meihin yhteydessä milloin vain. Me Warrior Coffeella tarjoamme asiakkaillemme intohimoista asiantuntemusta, palvelua sekä laadukkaita kahvikoneita huoltoineen, asennuksineen ja koulutuksineen. Mikäli meillä ei ole tarjota loistavaa ratkaisua juuri teille, kerromme sen ajoissa ja ohjaamme eteenpäin paremmin teille sopivaan suuntaan.

Mukavia kahvihetkiä!

Riku

* Penttinen, Hanna-Maria, ”Kahvitottumukset ja kahvipalvelun vaikutukset Warrior Coffeen asiakasyrityksessä.”, Opinnäytetyö (2018)